Усе про касові апарати: що це, кому потрібно і як вибрати

У 2021 році держава змінила вимоги до застосування касових апаратів для ФОПів. З 1 січня 2022 року користуватися ними мають усі ФОП II–IV груп. Це підприємці у сфері торгівлі, харчування, надання послуг тощо. Згідно із законодавством, ФОПи можуть використовувати в бізнесі один із двох фіскальних реєстраторів: реєстратори розрахункових операцій (РРО) або програмні реєстратори розрахункових операцій (ПРРО).

Касовий апарат вигадав не контролювальний орган, що прагне побороти тіньову економіку. Його створив ресторатор Джеймс Рітті, який хотів фіксувати продажі та отримувати гроші тільки в касу. Як результат — бармени й офіціанти не змогли привласнювати прибуток, а ресторан вийшов на новий рівень доходів.

Сьогодні касовий апарат — це самостійний пристрій, що може працювати з програмою обліку та без неї. Його завдання:

• фіксує інформацію щодо всіх покупок чи сплати за послуги;
• зберігає копію фіскального чека в пам’яті;
• передає дані щодо всіх розрахункових операцій до податкової служби.

Касовий апарат може полегшити життя підприємців. Він потрібний для обліку виторгу, контролю за грошима, інвентаризації, аналізу продажів та виявлення популярних позицій.

Підприємці можуть використовувати два види РРО: апаратний або програмний. Насамперед треба визначити, що таке програмний РРО і чим він відрізняється від класичного.

Класичні РРО — це пристрої. Їх купують підприємці за власні кошти. Є два різновиди касових апаратів: автономний апарат і фіскальний реєстратор.

Автономний пристрій може самостійно створювати та друкувати чек, коли касир використовує клавіатуру РРО. Тобто касири заносять у програму дані щодо всіх товарів чи послуг, що доступні для продажу. Касовий апарат РРО використовує ці дані для створення фіскального чека.

Особливості пристроїв:

• поєднують ваги, сканер для штрихкодів, термінал;
• мають фіскальну пам’ять для обробки інформації стосовно товарів чи послуг;
• мають великі розміри та не завжди працюють від акумулятора.

Касовий апарат використовують ФОПи із маленьким оборотом та нестабільним потоком клієнтів. Це АЗС, кіоски, продуктові магазини, кур’єрські послуги тощо.

Фіскальний реєстратор — це принтер із блоком для фіскальної пам’яті. Щоби працювати з ним, потрібно додаткове ПЗ. У цьому разі чек утворюється саме за допомогою програмного забезпечення. Деякі пристрої інтегровано з системою обліку — їх часто використовують у ресторанній справі.

Встановлювати фіскальний реєстратор також можуть у супермаркетах, гіпермаркетах, закладах харчування. Пристрій завжди передбачає наявність робочого місця для касира.

Поруч із класичними пристроями — програмні РРО або ПРРО. Це спеціальні програми, що можна встановлювати на будь-який пристрій: смартфон, планшет чи ноутбук. Державна податкова служба України розробила безоплатні програми для касового апарата, що дають змогу перетворити гаджет на портативний касовий апарат.

Особливості ПРРО:

• не мають фіскальної пам’яті;
• дані щодо розрахунків через інтернет надсилаються до податкової;
• автоматичне утворення Z-звіту;
• автоматичне оновлення та безоплатне підключення.

ПРРО дешевші та компактніші. Їхнє підключення займає до 3-х годин. Встановлюють їх інтернет-магазини, великі ритейлери та маленький бізнес, де облік можна виконувати вручну.

Контрольно-касовий апарат необхідний усім ФОП, окрім I категорії та підприємців у селах (виняток — підакцизні товари). В інших випадках треба розбиратися з основами РРО.

Щоб встановити апаратний РРО для ФОПа, потрібно звернутися до податкового органу за місцем реєстрації. Можна надіслати електронного листа чи паперову заяву. Далі місцеві органи та центри сервісного обслуговування реєструють ваш РРО і вносять у ДФС інформацію щодо нього. Після того, як ви здобудете свідоцтво про реєстрацію, працівник центру встановлює та налаштовує контрольно-касові апарати.

Працювати з ПРРО легше. Для цього треба встановити програмне забезпечення, зареєструватися на сервісі, завантажити електронний підпис, додати інформацію щодо каси, касирів, внести товари. Покупці отримують чеки на пошту, через QR-код або надрукованими.

Є декілька типів програмних реєстраторів. Вибирайте серед них той, що відповідає вашим вимогам та особливостям бізнесу:

1. Стаціонарний. Встановлюють на господарській одиниці за зареєстрованою адресою. Підходить тим, у кого бізнес завжди розташовано на одному місці, як кав’ярня чи магазин.
2. Переносний. Реєстрація на конкретну господарську одиницю, але використовувати можна всією країною. Підходять для цього ресторани, що працюють виключно на доставлення, мобільні кав’ярні тощо.
3. «Каса самообслуговування». Встановлюється за місцем реєстрації. Може працювати без касира. Використовують її у великих супермаркетах, ресторанах швидкого харчування.
4. Інтернет-торгівля. Схожа на стаціонарний РРО, може залучати до роботи касира. Використовують цей тип здебільшого інтернет-магазини.

Щоб розпочати свій бізнес чи масштабувати його, можна скористатися ініціативами OLX для бізнесу, що передбачають надання платформи для продажів та навчання для підприємців. Імовірніше, вам буде зручно використовувати програмне РРО.

1. Касовий апарат необхідний усім групам ФОП, окрім першої.
2. Реєстратори розрахункових операцій бувають апаратними та програмними.
3. Вибирати потрібний апарат треба відповідно до масштабу бізнесу та типу зайнятості: є окремі програми для кас самообслуговування, пересувного бізнесу та інтернет-торгівлі.