Редакция блога OLX продолжает серию интервью с сотрудниками компании. Наша следующая героиня – Юлия Троцко, бизнес-аналитик в команде финансовой трансформации OLX. Юлия рассказала о том, как технологии упрощают рабочие процессы, об умении быть в тренде, находить общий язык с коллегами, а также уверенности, что любую задачу можно решить.
О пути от пользователя к разработкам
– Юлия, с чего начался ваш профессиональный путь?
– Я окончила Черниговский государственный технологический университет по специальности «Промышленный менеджмент»: изучала много технических дисциплин, благодаря чему развила системный подход к решению задач.
После университета работала менеджером в одном из интернет-магазинов, которые тогда только начали появляться. Деятельность не самая интересная, но зато я узнала, что такое реальный бизнес.
Следующий этап – работа в консалтинговой компании, где я оценивала и разрабатывала бизнес-планы, инвестиционные проекты, а также занималась финансовым сопровождением сделок. Со временем меня пригласили в девелоперскую компанию, которая строила офисные центры и жилые дома. Было интереснее, чем в консалтинге, так как я могла видеть вживую результаты своей работы.
Позже в одной из больших мультинациональных компаний мы вместе с командой внедряли программный продукт по планированию ресурсов предприятия SAP ERP (до этого я была только его пользователем). После успешного завершения проекта я решила искать работу, которая была бы связана с автоматизацией и внедрением технологий – так и оказалась в OLX.
– Как развивалась ваша карьера в компании?
– В первый год работы я была финансовым контролером Казахстана (присутствием OLX в этой стране и в Узбекистане управляют из киевского офиса). Но вскоре начала заниматься внедрением «1С:Документооборота», позже – SAP ERP.
Параллельно координировала закупки в трех странах, а также участвовала в воркшопах в рамках проекта по финансовой трансформации бизнеса. На одном из них меня пригласили в берлинскую команду Finance in Transformation, которая отвечает за соответствующие процессы в OLX Group.
Берлинский офис – это хаб, в котором работает глобальный коллектив из представителей подразделений разных стран. Часто езжу в командировки, так как мне комфортно жить в Киеве, и я не меняла страну проживания.
– В чем заключается ваша работа? Какие цели и задачи стоят перед вами?
– Главная задача – повышать эффективность процессов компании с помощью технологий. К примеру, функционал многих информационных систем и программ используют всего на 20-30%. Хотя большинство бизнес-процессов, которые при этом выполняют вручную, можно автоматизировать.
Наша команда должна определить разницу между тем, как процессы выглядят сейчас и какими они должны быть, чтобы сотрудники работали продуктивнее. Нужно согласовать это с бизнесом, перевести все на понятный для разработчиков язык и помочь внедрить изменения.
О бизнес-анализе в условиях перемен
– Что такое хороший бизнес-анализ?
– Четкое понимание, как тот или иной процесс работает сейчас, и что можно улучшить, чтобы он был максимально эффективным. Важно определить его компоненты, входящие и исходящие потоки информации, смежные процессы и системы, которые он затрагивает, а также выгоды, которые мы получим в результате изменений.
К примеру, финансисты многие задания выполняют вручную. Речь о регулярно повторяющихся, монотонных действиях, таких как заполнение стандартных отчетов и форм. Если это автоматизировать, у команды останется больше времени на креативные и аналитические задачи, которые будут полезными для принятия управленческих решений.
– Какие знания и навыки нужны для работы бизнес-аналитиком?
– В первую очередь – умение собирать и анализировать большие объемы информации, хорошо разбираться в своей сфере (в моем случае это финансы), работать с различными IT-системами и делать выводы. К счастью, сейчас большинство программных продуктов уже user-friendly, и не нужно дополнительно учиться, чтобы их использовать.
Из soft skills – гибкость, планирование времени, умение говорить на одном языке с разными командами и принимать разные точки зрения. Например, маркетолог, финансист и программист опишут один и тот же процесс по-разному. Бизнес-аналитик должен уметь представить все требования так, чтобы они были понятны всем, но в первую очередь той аудитории, на которую рассчитаны.
Представители моей профессии – мост между бизнесом и технической командой: первый формулирует, что хочет получить в итоге, а вторая ждет алгоритм действий – что нужно сделать, чтобы внедрить изменения.
– Кто работает в вашей команде, и как организован рабочий процесс?
– Команда финансовой трансформации бизнеса состоит из трех основных подразделений: бизнес-аналитики и GPO (Global Process Owner), техническая поддержка систем и команда RPA (Robot Process Automation, занимается автоматизацией «ручных» процессов). Кроме того, есть консультанты.
Проекты делятся на т.н. спринты, которые длятся три месяца: чтобы продуктивно работать, устанавливаем приоритетные цели и задачи на это время. В рамках каждого проекта мы определяем потребности бизнеса, оцениваем изменения с точки зрения возможностей реализации (например, есть ли функционал, который может нам помочь) и реальной пользы для компании.
Затем собираем рабочие группы, в которых участвуют разработчики и заказчики, и создаем детальный план, как должен работать выбранный процесс. Техническая команда оценивает, можно ли это реализовать, и, если да, приступает к работе.
После разработки все обязательно нужно протестировать. Вначале мы сами это делаем, а потом приглашаем пользователей-заказчиков на т.н. user acceptance test (приемочное пользовательское тестирование – ред.). Если все хорошо, то запускаем проект и оказываем поддержку.
– Как вы выявляете потребности бизнеса?
– Например, когда запускался проект финансовой трансформации, от каждой команды OLX собирались представители разных подразделений, которые знают специфику процессов и их «узкие места». Как оказалось, у всех стран похожие проблемы: недостаток контроля на определенных этапах, инструкций или общего понимания, как все должно работать. Также мы стараемся получать регулярную обратную связь от бизнеса, масштабировать успешные решения на другие страны.
Важно понимать, что мы работаем не с точечными, а с глобальными переменами. Например, можем полностью изменить процесс, чтобы он соответствовал запросам цифрового мира. Если есть возможность и это не нарушает требования законодательства той или иной страны, то отказываемся от бумажных документов.
– В чем главные вызовы и сложности?
– Когда я начала работать в мультинациональной компании, осознала, насколько особенная каждая культура. Один из вызовов – понять, что хочет донести человек.
Другой вызов – сопротивление изменениям. Столкнулись с этим, когда запускали «1С: Документооборот». Как и любая система, сначала она работала не идеально, возникали технические проблемы. Кроме того, не все хотели читать инструкции и разбираться в новых процессах. Мы потратили много усилий и времени, чтобы «подружить» с системой наших сотрудников, объяснить ее пользу. Мне кажется, с тех пор многие стали принимать нововведения охотнее.
О вызовах и честности с собой
– Что вам помогает добиваться целей?
– Когда-то мой руководитель в Jacobs Douwe Egberts убедил меня, что нет ничего невозможного. Смогли другие – сможешь и ты, а если никто не смог – значит, будешь первой.
Это был поворотный момент для меня. Лучшее будущее само по себе не приходит, новые технологии сами по себе не возникают, мы – драйверы изменений. Установка, которая помогает справляться со сложностями и идти вперед.
– Чему вы учитесь, как развиваетесь?
– Чтобы оставаться в тренде, я решила получить профессиональную квалификацию CIMA (Chartered Institute of Management Accountants). Это дает мне знания не только в финансах, но и в проектном управлении, риск-менеджменте и других аспектах деятельности организации. Еще я посещаю много тренингов, связанных с информационными системами.
У меня была возможность стать руководителем подразделений, в которых я работала. Но менеджер всегда тратит много усилий на управление и координацию команды, административные задачи. Мне же всегда больше нравилось непосредственно участвовать в создании продуктов и совершенствовании.
– Какие главные карьерные уроки вы усвоили?
– Не бояться нового и сложного. Часто бывает, что задача кажется непонятной, странной, возникает растерянность и неуверенность в своих силах. Важно понимать, что ее можно выполнить: нужно просто разбить задачу на подзадачи, поверить в себя, и все получится.
Если вы не управляете ситуацией, то ситуация будет управлять вами, а результат вряд ли обрадует. Поэтому важно не врать самому себе, что приемлемо или нет. Идти на компромиссы с другими, но не с самим собой.
Если вам не нравится то, чем занимаетесь, нужно искать «свое». Только делая то, от чего получаешь удовольствие, можно достичь успеха.
Текст: Светлана Васильченко
