Професія секретаря: особливості роботи

Однією з небагатьох професій, яка потрібна в кожній компанії, є робота секретаря. Така посада необхідна хоч у юридичній фірмі, хоч у навчальному закладі чи на підприємстві. Які функції виконує секретар та яким вимогам необхідно відповідати, щоб мати можливість працювати за цією професією, з’ясуємо в цій статті.

Історія професії секретар

Є думка, що професія секретар з’явилася через небажання чоловіків писати. Починаючи із часів Стародавнього Риму, коли секретарями були повірені в чужі таємниці чоловіки, майже до кінця XIX століття секретарі самі писали листи, вели ділові книги. Нерідко вони наймали помічників, які мали виконувати роботу писаря.

Професія секретаря із жінками на цій посаді розвивалася в період емансипації. У 1873 році була запатентована друкарська машинка, яка зробила революцію у професії. Стиль роботи поступово змінювався. Завдання, що виконувала одна особа, розподілялися між кількома посадами. І вже незабаром була створена спеціальна школа для секретарів-жінок. Молоді дівчата вчилися красиво розмовляти телефоном, зі смаком одягатися. Вони мали бути послужливими та життєрадісними. Секретарка завжди була на роботі раніше свого начальника та йшла після нього, ніколи раніше. У такий спосіб цей рід занять об’єднував особисті якості та професійні обов’язки в одне ціле, що представляло образ ідеального секретаря.

Що входить до обов’язків секретаря

Секретар — це важлива посада в організації, що відповідає за різноманітні адміністративні та організаційні завдання. Посадова інструкція секретаря керівника передбачає такі функції:

• Організаційні обов’язки. Секретар відповідає за планування та організацію зустрічей, нарад, конференцій та інших подій. Підготування до них може передбачати резервування приміщень, підбір необхідних матеріалів, документів, контроль за дотриманням графіків і дедлайнів.
• Адміністративна робота. Секретар займається загальною адміністративною роботою, зокрема обробкою вхідних і вихідних листів, веденням документації, забезпеченням логістики для зустрічей та відряджень, управлінням телефонними дзвінками та електронною поштою.
• Комерційний складник. У невеликих компаніях секретар може бути відповідальним за обробку фінансової документації, ведення обліку витрат, підготовку рахунків, замовлення канцтоварів та інших матеріалів.
• Комунікація. Секретар виконує роль ланки між внутрішніми та зовнішніми контактами організації. Це передбачає відповідальність за написання та розсилання офіційних листів, складання пресрелізів, ведення соціальних акаунтів та комунікацію з клієнтами, партнерами.
• Збір та аналіз інформації. Ця діяльність складається зі збору, упорядкування та аналізу інформації для керівництва або інших членів компанії, складання звітів, підготовки презентацій, дослідження інформації та розв’язання конкретних завдань.

У різних організаціях або урядових установах вакансія секретаря може мати розширені функції залежно від потреб компанії чи обсягу роботи.

Які бувають секретарі за напрямом роботи

Бувають різні адміністративні позиції та різні обов’язки, що виконує секретар. Серед них можна виділити такі:

• Бізнес-асистент — «права рука» власника компанії, генерального директора. Він займається плануванням робочого графіка керівника, організацією поїздок, самостійно складає деякі документи, веде проєкти та розв’язує організаційні питання. Бізнес-асистент виконує частину роботи за і для керівника
• Особистий помічник — посада, що необхідна керівникам великих компаній, де вже є розвинений штат адміністративного персоналу. Основне завдання особистого помічника — звільнити свого керівника від вирішення адміністративних та організаційних проблем та зробити його роботу максимальною комфортною.
• Персональний асистент — виконує в основному особисті доручення керівника щодо його сім’ї та особистого життя. Він займається організацією відпочинку керівника та його близьких, святкувань сімейних подій.
• Секретар — обов’язки секретаря керівника передбачають зустріч гостей, приготування чаю/кави, життєзабезпечення офісу, ведення документообігу, організацію телефонних переговорів керівника, обробку та розподіл кореспонденції.
• Секретар на рецепцію — виконує в основному технічні завдання, зустрічає гостей, приймає та розподіляє дзвінки, взаємодіє з кур’єрами. Оскільки саме секретарі на рецепції першими зустрічають та проводжають клієнтів та відвідувачів офісу компанії, важливими критеріями відбору кандидатів є зовнішні дані та наявність таких особистих якостей, як клієнтоорієнтованість, доброзичливість.
• Секретар референт — це проміжна позиція між секретарем та особистим помічником. Секретар референт відповідає за документацію, супроводжує керівника на переговорах, веде протоколювання зустрічей та нарад. Секретар референт обов’язки діловода поєднує з обов’язками помічника, який виконує окремі доручення керівника. Обов’язки секретаря референта також можуть передбачати підтримання роботи комп’ютерів та офісної техніки, замовлення канцтоварів та інші повсякденні завдання.
• Адміністратор — посада необхідна компаніям, які працюють у сфері послуг. Ключове завдання адміністратора — забезпечення комфортного перебування клієнта в офісі.
• Офіс-менеджер — відповідає за матеріально-технічне забезпечення роботи офісу, веде первинну документацію.
• Діловод — ця посада є переважно в напівдержавних компаніях, які мають штатний розпис, відповідно до якого набирають адміністративний персонал на цю позицію. Діловод відповідає за документообіг, складає листи, розпорядження та іншу ділову документацію, веде архіви компанії.

Оскільки на різних позиціях йдеться про різні обов’язки, важливо розуміти, який адміністративний персонал потрібен тій чи іншій компанії.

Які особисті якості важливі для секретаря

Робота секретарем потребує багатьох навичок і певних особистісних якостей, без яких складно успішно виконувати свої обов’язки, взаємодіяти з колегами та клієнтами. У роботі секретаря можуть бути корисними:

• Організованість — секретар має вміти планувати свій робочий день, оперувати документацією, встановлювати пріоритети та дотримуватися термінів.
• Комунікабельність — вміння ефективно взаємодіяти з колегами, клієнтами. Йдеться як про вміння вислуховувати, так і про можливість чітко висловлювати свої думки та доносити інформацію.
• Конфіденційність — секретар часто має доступ до конфіденційної інформації компанії та осіб, з якими вони працюють, тому на цій посаді важливо дотримуватися конфіденційності.
• Стресостійкість — робота секретаря може бути досить напруженою, тому секретар має вміти ефективно працювати під час стресових ситуацій та демонструвати врівноваженість.
• Вміння працювати в команді — це розуміння поставлених завдань та своєї ролі у їхньому вирішенні.
• Точність та уважність до деталей — у роботі секретаря часто потрібно звертати увагу на дрібні деталі, що дає можливість уникнути помилок.

Ці особистісні якості не є вичерпним списком, але вони мають бути притаманними кандидатам для успішної роботи в професії секретаря.

Як стати секретарем

Щоб стати секретарем, потрібно мати певні кваліфікації, навички та освіту. Щоби претендувати на цю посаду, необхідно:

• Здобути відповідну освіту. Зазвичай для посади секретаря вимагають як мінімум наявність середньої освіти. Однак, для роботи на вищих рівнях адміністрації може бути необхідна вища освіта, наприклад, бакалаврський ступінь у сфері бізнесу або менеджменту.
• Розвивати навички. Секретарі мають опанувати низку навичок, таких як вміння роботи з комп’ютером та офісною технікою, комунікаційні, організаційні та адміністративні здібності. Важливо також мати гарне знання української та англійської мов. Не завадить брати участь у семінарах або тренінгах, щоби покращити свою продуктивність та розширити можливості для кар’єрного зростання.
• Набувати досвід. Попередній досвід роботи в офісі або на адміністративних посадах допоможе отримати перевагу під час пошуку роботи секретаря. Варто розглянути можливості стажування або роботи на аналогічних посадах, щоб отримати необхідні знання.

На професію секретаря завжди є попит. Попри всю складність фаху вона дає можливість розвиватись, удосконалюватися та реалізовувати свої навички.

Скільки заробляє секретар

За даними OLX, середня зарплата секретаря в травні цього року склала 10 500 грн. При цьому мінімальна платня склала 8 500 грн, а максимальна — 17 500 грн. Попит на професію залишається стабільно високим. Так, наприклад, в червні цього року на OLX було розміщено 67 оголошень про пошук роботи, а відгукнулись на них 469 раз.

Секретар — це професія на яку завжди є попит. Володіючи необхідними навичками та знаннями, можна з легкістю її опанувати та побудувати успішну кар’єру в цій сфері.