Как помочь сотрудникам адаптироваться к новым условиям? Возможно ли перевести 300+ людей на удаленную работу без потери продуктивности? Как заботиться о благополучии и здоровье команды, чтобы она в ответ позаботилась о достижении бизнес-целей, несмотря на турбулентность мирового масштаба?
Советами поделилась Елена Богдан, руководитель отдела управления персоналом OLX Украина и Центральная Азия, выступая в числе других мотивационных спикеров на Forum HR Talks, который состоялся 20 ноября. Организаторы форума – команда сообщества интеллектуального волонтерства HR TODAY, генеральный партнер – OLX Работа. Редакция блога записала все советы эксперта.
1. Работа на опережение
Для такого крупного онлайн-бизнеса, как OLX, изменения – привычны. Компания не раз проходила через этапы трансформаций и научилась адаптироваться к ним.
Когда начался коронакризис, украинскому офису помогло и то, что OLX Group, куда он входит, – это международный бизнес, представленный больше чем в 30 странах. У руководителей уже был опыт адаптации к карантинным ограничениям в других регионах, и они даже сформулировали принцип: «Наши офисы закрываются первыми и открываются последними, поскольку жизнь и здоровье сотрудников – приоритет №1».
Жить по новым правилам украинская команда начала еще в январе 2020 года – до того, как это стало необходимостью: заняла выжидательную позицию, чтобы понять, как будут развиваться события, а также приняла необходимые меры безопасности, например, отказалась от заграничных командировок, а затем и внутри страны.
2. «Тестовая» удаленка
С началом пандемии компания создала кризисный комитет, который отслеживал статистику заболеваемости в разных странах. Прогнозы указывали на то, что команду пора переводить на удаленку.
Но коллектив большой – в двух украинских офисах работает более 300 сотрудников, большинство – не дистанционно. Чтобы понять, возможно ли это – компания решила провести «тестовый день», чтобы весь коллектив поработал из дома.
HR, IT, руководители отделов анонсировали и организовывали процесс перехода, вся команда включилась в эксперимент. Он состоялся 13 марта – как раз тогда, когда длительный карантин объявили по всей стране. В итоге тестовый день затянулся уже на девять месяцев.
3. Удобно, как на работе
Оба украинских офиса OLX оборудованы так, чтобы сотрудникам было максимально комфортно. Конференц-комнаты, переговорки, уголки релакса, кухня, новые технологии для связи и современная мебель – все, что нужно для продуктивной работы и отдыха.
Чтобы сохранить привычный для людей комфорт, компания помогла им обустроить домашние офисы: организовала доставку техники (компьютеров, принтеров), а также предложила компенсацию за работу из дома.
Вызовом для OLX стал перевод на удаленный режим службы поддержки – команды, которая по телефону отвечает на запросы пользователей. В офисе для этих сотрудников создали специально оборудованные рабочие места. Чтобы они не чувствовали дискомфорта, работая из дома, и сохранить качество связи, команде организовали колл-центры «по-домашнему» – обеспечили всеми необходимыми средствами телефонии.
4. Всегда на связи
Команде проще адаптироваться к новым условиям и оставаться в едином информационном поле, если в компании есть постоянная поддержка и открытое общение. В OLX удалось все это сформировать благодаря таким шагам:
– запуск специальной веб-страницы для информирования сотрудников;
– мониторинг настроения и потребностей команд с помощью всех доступных средств – руководители поддерживают связь с людьми по телефону и онлайн, в Zoom и Slack.
– регулярные онлайн-встречи команд;
– постоянное информирование о новостях, изменениях, событиях, планах и результатах бизнеса через все доступные каналы – платформу Workplace, корпоративную почту, общие онлайн-собрания всего коллектива;
– топ-менеджмент всех уровней (и международного, и локальных офисов) постоянно общается с командой в разных форматах (онлайн, видео, публикации).
5. «Как вы себя чувствуете, коллеги?»
Поскольку жизнь, здоровье, благополучие сотрудников и их семей – в приоритете, компания нашла способ проявлять заботу о команде на расстоянии. Для OLX-ров организовали специальную программу онлайн-поддержки:
– в режиме 24/7 каждый сотрудник в любой стране может обратиться за психологической, юридической и финансовой поддержкой;
– за месяцы удаленной работы компания провела несколько опросов благополучия и вовлеченности команд – в частности у сотрудников спрашивали, как им работается дома и какая поддержка нужна;
– провели кампанию Boost my mood («Повысь мне настроение») по ментальному здоровью – это серия вебинаров о том, как справляться со стрессом, держать себя в тонусе, сохранять внутренние ресурсы, когда совмещаешь работу из дома с заботой о детях;
– расширили возможности внутренней обучающей онлайн-платформы My Academy – команда может изучать английский или проходить другие интересные для себя курсы в удобное время с любого устройства;
– High five («Дай пять») – руководители сохранили практику публичной похвалы людей за результаты и достижения (например, по итогам квартала), ведь на удаленке сотрудникам может не хватать положительной обратной связи, их важно поддержать;
– провели инициативу Caring Challenge: желающие могли принять участие в съемках видеоролика, где OLX-ры виртуально передавали другим членам команды предметы, которые символизируют поддержку (например, шоколад, апельсин, чашку кофе).
Бизнесы и сотрудники не были полностью готовы к массовому переходу в онлайн. Несмотря на «иммунитет» к изменениям, команда OLX тоже столкнулась со сложностями – пришлось привыкать к новому формату работы, а живое общение с коллегами не заменит даже постоянная онлайн-связь.
При этом опросы компании показали, что продуктивность и вовлеченность сотрудников сохранилась. Адаптироваться к новым условиям людям помогает поддержка работодателя, открытые коммуникации и забота.
Текст: Катерина Маевская
