Як допомогти співробітникам адаптуватися до нових умов? Чи можливо перевести 300+ людей на віддалену роботу без втрати продуктивності? Як піклуватися про добробут і здоров’я команди, щоб вона у відповідь подбала про досягнення бізнес-цілей, незважаючи на турбулентність світового масштабу?
Порадами поділилася Олена Богдан, керівниця відділу управління персоналом OLX Україна і Центральна Азія, виступаючи серед інших мотиваційних спікерів на Forum HR Talks, який відбувся 20 листопада. Організатори форуму – команда спільноти інтелектуального волонтерства HR TODAY, генеральний партнер – OLX Робота. Редакція блогу записала всі поради експерта.
1. Робота на випередження
Для такого великого онлайн-бізнесу, як OLX, зміни – звичні. Компанія неодноразово проходила через етапи трансформацій і навчилася адаптуватися до них.
Коли почалася коронакриза, українському офісу допомогло й те, що OLX Group, куди він входить, – це міжнародний бізнес, представлений більш ніж у 35 країнах. У керівників уже був досвід адаптації до карантинних обмежень в інших регіонах, і вони навіть сформулювали принцип: «Наші офіси закриваються першими і відкриваються останніми, оскільки життя та здоров’я співробітників – пріоритет №1».
Жити за новими правилами українська команда почала ще в січні 2020 року –до того, як це стало необхідністю: зайняла вичікувальну позицію, щоб зрозуміти, як будуть розвиватися події, а також вжила необхідних заходів безпеки, наприклад, відмовилася від закордонних відряджень, а потім і всередині країни.
2. «Тестова» віддаленка
Із початком пандемії компанія створила кризовий комітет, який відстежував статистику захворюваності в різних країнах. Прогнози вказували на те, що команду час переводити на віддаленку.
Але колектив великий – у двох українських офісах працює більше 300 співробітників, більшість – не дистанційно. Щоб зрозуміти, чи можливо це – компанія вирішила провести «тестовий день», щоб весь колектив попрацював з дому.
HR, IT, керівники відділів анонсували та організовували процес переходу, вся команда включилася в експеримент. Він відбувся 13 березня – саме тоді, коли тривалий карантин оголосили у всій країні. Відтак тестовий день триває вже дев’ять місяців.
3. Зручно, як на роботі
Обидва українські офіси OLX обладнані так, щоб співробітникам було максимально комфортно. Конференц-кімнати, переговорки, куточки релаксу, кухня, нові технології для зв’язку і сучасні меблі – все, що потрібно для продуктивної роботи й відпочинку.
Щоб зберегти звичний для людей комфорт, компанія допомогла їм облаштувати домашні офіси: організувала доставку техніки (комп’ютерів, принтерів), а також запропонувала компенсацію за роботу з дому.
Викликом для OLX став перехід на віддалений режим служби підтримки – команди, яка телефоном відповідає на запити користувачів. В офісі для цих співробітників створили спеціально обладнані робочі місця. Щоб вони не відчували дискомфорту, працюючи з дому, і зберегти якість зв’язку, команді організували колл-центри «по-домашньому» – забезпечили всіма необхідними засобами телефонії.
4. Завжди на зв’язку
Команді простіше адаптуватися до нових умов і залишатися в єдиному інформаційному полі, якщо в компанії є постійна підтримка і відкрите спілкування. В OLX вдалося все це сформувати завдяки таким крокам:
– запуск спеціальної веб-сторінки для інформування співробітників;
– моніторинг настрою і потреб команд за допомогою всіх доступних засобів – керівники підтримують зв’язок з людьми телефоном та онлайн, у Zoom і Slack.
– регулярні онлайн-зустрічі команд;
– постійне інформування про новини, зміни, події, плани і результати бізнесу через всі доступні канали – платформу Workplace, корпоративну пошту, загальні онлайн-збори всього колективу;
– топменеджмент усіх рівнів (і міжнародного, і локальних офісів) постійно спілкується з командою в різних форматах (онлайн, відео, публікації).
5. «Як ви себе почуваєте, колеги?»
Оскільки життя, здоров’я, благополуччя співробітників та їхніх сімей – у пріоритеті, компанія знайшла спосіб піклуватися про команду на відстані. Для OLX-рів організували спеціальну програму онлайн-підтримки:
– у режимі 24/7 кожен співробітник у будь-якій країні може звернутися за психологічною, юридичною та фінансовою підтримкою;
– за місяці віддаленої роботи компанія провела кілька опитувань благополуччя і залученості команд – зокрема у співробітників запитували, як їм працюється вдома та яка підтримка потрібна;
– провели кампанію Boost my mood («Підніми мені настрій») з ментального здоров’я – це серія вебінарів про те, як справлятися зі стресом, тримати себе в тонусі, зберігати внутрішні ресурси, коли поєднуєш роботу з дому з турботою про дітей;
– розширили можливості внутрішньої навчальної онлайн-платформи My Academy – команда може вивчати англійську або проходити інші цікаві для себе курси в зручний час з будь-якого пристрою;
– High five («Дай п’ять») – керівники зберегли практику публічної похвали людей за результати й досягнення (наприклад, за підсумками кварталу), адже на віддаленці співробітникам може не вистачати позитивного зворотного зв’язку, їх важливо підтримати;
– провели ініціативу Caring Challenge: охочі могли взяти участь у зйомках відеоролика, де OLX-ри віртуально передавали іншим членам команди предмети, які символізують підтримку (наприклад, шоколад, апельсин, чашку кави).
Бізнеси й співробітники не були повністю готові до масового переходу в онлайн. Незважаючи на «імунітет» до змін, команда OLX теж стикнулася зі складнощами – довелося звикати до нового формату роботи, а живе спілкування з колегами не замінить навіть постійний онлайн-зв’язок.
При цьому опитування компанії показали, що продуктивність і залученість співробітників збереглася. Адаптуватися до нових умов людям допомагає підтримка роботодавця, відкриті комунікації та турбота.
Текст: Катерина Маєвська
