Редакція блогу OLX продовжує серію інтерв’ю зі співробітниками компанії. Наша наступна героїня – Юлія Троцько, бізнес-аналітик у команді фінансової трансформації OLX. Юлія розповіла про те, як технології спрощують робочі процеси, про вміння бути в тренді, знаходити спільну мову з колегами, а також впевненість, що будь-яке завдання можна вирішити.
Про шлях від користувача до розробок
– Юліє, з чого почався ваш професійний шлях?
– Я закінчила Чернігівський державний технологічний університет за спеціальністю «Промисловий менеджмент»: вивчала багато технічних дисциплін, завдяки чому розвинула системний підхід до вирішення завдань.
Після університету працювала менеджером в одному з інтернет-магазинів, які тоді тільки почали з’являтися. Діяльність не найцікавіша, але зате я дізналася, що таке реальний бізнес.
Наступний етап – робота в консалтинговій компанії, де я оцінювала та розробляла бізнес-плани, інвестиційні проекти, а також займалася фінансовим супроводом угод. Згодом мене запросили до девелоперської компанії, яка будувала офісні центри та житлові будинки. Було цікавіше, ніж в консалтингу, оскільки я могла бачити вживу результати своєї роботи.
Пізніше в одній з великих мультинаціональних компаній ми разом з командою впроваджували програмний продукт з планування ресурсів підприємства SAP ERP (до цього я була лише його користувачем). Після успішного завершення проекту я вирішила шукати роботу, яка була б пов’язана з автоматизацією та впровадженням технологій – так і опинилася в OLX.
– Як розвивалася ваша кар’єра в компанії?
– Протягом першого року роботи я була фінансовим контролером Казахстану (присутністю OLX в цій країні та в Узбекистані керують з київського офісу). Але незабаром почала займатися впровадженням «1С: Документообігу», пізніше – SAP ERP.
Паралельно координувала закупівлі у трьох країнах, а також брала участь у воркшопах в рамках проекту з фінансової трансформації бізнесу. На одному з них мене запросили до берлінськоъ командм Finance in Transformation, яка відповідає за відповідні процеси в OLX Group.
Берлінський офіс – це хаб, у якому працює глобальний колектив із представників підрозділів різних країн. Часто їжджу у відрядження, оскільки мені комфортно жити в Києві, і я не змінювала країну проживання.
– У чому полягає ваша робота? Які цілі та завдання стоять перед вами?
– Головне завдання – підвищувати ефективність процесів компанії за допомогою технологій. Наприклад, функціонал багатьох інформаційних систем та програм використовують всього на 20-30%. Хоча більшість бізнес-процесів, які при цьому виконують вручну, можна автоматизувати.
Наша команда повинна визначити різницю між тим, як процеси виглядають зараз і якими вони повинні бути, щоб співробітники працювали продуктивніше. Потрібно узгодити це з бізнесом, перевести все на зрозумілу для розробників мову і допомогти впровадити зміни.
Про бізнес-аналіз в умовах змін
– Що таке хороший бізнес-аналіз?
– Чітке розуміння, як той чи інший процес працює зараз, і що можна поліпшити, щоб він був максимально ефективним. Важливо визначити його компоненти, вхідні та вихідні потоки інформації, суміжні процеси і системи, які він зачіпає, а також вигоди, які ми отримаємо в результаті змін.
Наприклад, фінансисти багато завдань виконують вручну. Йдеться про регулярно повторювані, монотоні дії, такі як заповнення стандартних звітів та форм. Якщо це автоматизувати, у команди залишиться більше часу на креативні та аналітичні завдання, які будуть корисними для прийняття управлінських рішень.
– Які знання та навички потрібні для роботи бізнес-аналітиком?
– У першу чергу – вміння збирати й аналізувати великі обсяги інформації, добре розуміти свою сферу (у моєму випадку це фінанси), працювати з різними IT-системами та робити висновки. На щастя, зараз більшість програмних продуктів вже user-friendly, і не потрібно додатково вчитися, щоб їх використовувати.
Із soft skills – гнучкість, планування часу, вміння говорити однією мовою з різними командами та приймати різні точки зору. Наприклад, маркетолог, фінансист та програміст опишуть той самий процес по-різному. Бізнес-аналітик повинен вміти представити всі вимоги так, щоб вони були зрозумілими для всіх, але в першу чергу для тієї аудиторії, на яку розраховані.
Представники моєї професії – міст між бізнесом та технічною командою: перший формулює, що хоче отримати в результаті, а друга чекає на алгоритм дій – що потрібно зробити, щоб впровадити зміни.
– Хто працює у вашій команді, і як організований робочий процес?
– Команда фінансової трансформації бізнесу складається з трьох основних підрозділів: бізнес-аналітики та GPO (Global Process Owner), технічна підтримка систем і команда RPA (Robot Process Automation, займається автоматизацією «ручних» процесів). Окрім цього, є консультанти.
Проекти діляться на т.зв. спринти, які тривають три місяці: щоб продуктивно працювати, встановлюємо пріоритетні цілі та завдання на цей час. У рамках кожного проекту ми визначаємо потреби бізнесу, оцінюємо зміни з точки зору можливостей реалізації (наприклад, чи є функціонал, який може нам допомогти) і реальної користі для компанії.
Потім збираємо робочі групи, в яких беруть участь розробники та замовники, і створюємо детальний план, як повинен працювати обраний процес. Технічна команда оцінює, чи можна це реалізувати, і, якщо так, береться до роботи.
Після розробки все обов’язково потрібно протестувати. Спочатку ми самі це робимо, а потім запрошуємо користувачів-замовників на т.зв. user acceptance test (приймальне тестування – ред.). Якщо все добре, то запускаємо проект і надаємо підтримку.
– Як ви виявляєте потреби бізнесу?
– Наприклад, коли запускався проект фінансової трансформації, від кожної команди OLX збиралися представники різних підрозділів, які знають специфіку процесів та їхні «вузькі місця». Як виявилося, у всіх країн схожі проблеми: брак контролю на певних етапах, інструкцій або загального розуміння, як все має працювати. Також ми намагаємося отримувати регулярний зворотний зв’язок від бізнесу, масштабувати успішні рішення на інші країни.
Важливо розуміти, що ми працюємо не з точковими, а з глобальними змінами. Наприклад, можемо повністю змінити процес, щоб він відповідав запитам цифрового світу. Якщо є можливість і це не порушує вимоги законодавства тієї чи іншої країни, то відмовляємося від паперових документів.
– У чому головні виклики та труднощі?
– Коли я почала працювати у мультинаціональної компанії, усвідомила, наскільки особлива кожна культура. Один з викликів – зрозуміти, що хоче донести людина.
Інший виклик – опір змінам. Стикнулися з цим, коли запускали «1С: Документообіг». Як і будь-яка система, спочатку вона працювала не ідеально, виникали технічні збої. Крім того, не всі хотіли читати інструкції та розбиратися в нових процесах. Ми витратили багато зусиль і часу, щоб «подружити» з системою наших співробітників, пояснити її користь. Мені здається, що з того часу багато хто став приймати нововведення охочіше.
Про «правила життя» та чесність із собою
– Що вам допомагає досягати цілей?
– Колись мій керівник в Jacobs Douwe Egberts переконав мене, що немає нічого неможливого. Змогли інші – зможеш і ти, а якщо ніхто не зміг – отже, будеш першою.
Це був поворотний момент для мене. Краще майбутнє саме собою не приходить, нові технології самі собою не виникають, ми – драйвери змін. Установка, яка допомагає справлятися з труднощами і йти вперед.
– Чого ви вчитеся, як розвиваєтеся?
– Щоб залишатися в тренді, я вирішила отримати професійну кваліфікацію CIMA (Chartered Institute of Management Accountants). Це дає мені знання не тільки у фінансах, але й у проектному управлінні, ризик-менеджменті та інших аспектах діяльності організації. Ще я відвідую багато тренінгів, пов’язаних з інформаційними системами.
У мене була можливість стати керівником підрозділів, де я працювала. Але менеджер завжди витрачає багато зусиль на управління та координацію команди, адміністративні завдання. Мені ж завжди більше подобалося безпосередньо брати участь у створенні продуктів та вдосконаленні.
– Які головні кар’єрні уроки ви засвоїли?
– Не боятися нового та складного. Часто буває, що задача здається незрозумілою, дивною, виникає розгубленість та невпевненість у своїх силах. Важливо розуміти, що її можна виконати: потрібно просто розбити задачу на підзадачі, повірити в себе, і все вийде.
Якщо ви не керуєте ситуацією, то ситуація керуватиме вами, а результат буде далекий від очікувань. Тому важливо не брехати самому собі, що прийнятно чи ні. Йти на компроміси з іншими, але не з самим собою.
Якщо вам не подобається те, чим займаєтеся, потрібно шукати «своє». Тільки роблячи те, від чого отримуєш задоволення, можна досягти успіху.
Текст: Світлана Васильченко
