Робота

«Швидкість закриття вакансій підвищилася на 70%»: три роботодавці – про те, як автоматизували HR-процеси

12 Травня 2021   
 199
«Швидкість закриття вакансій підвищилася на 70%»: три роботодавці – про те, як автоматизували HR-процеси

Якщо делегувати рутину технологіям, у HR-фахівців звільняється час на складніші та більш творчі завдання. До того ж автоматизація робить компанію гнучкою і стійкою до змін. Наприклад, роботодавці, які диджиталізували підбір і навчання персоналу, простіше адаптувалися до переходу в онлайн із настанням карантину.

Які HR-процеси можна автоматизувати, як це підвищує швидкість і якість роботи, зокрема з лінійним персоналом? Редакція блогу OLX зібрала кейси компаній з трьох різних сфер – аграрного бізнесу, ритейлу та будівництва.

«Швидкість закриття вакансій підвищилася на 70%»: три роботодавці – про те, як автоматизували HR-процеси

Христина Пивовар,
заступник директора з персоналу та соціальних питань
компанії «Агро-Регіон Україна»:
«Автоматизація допомагає фокусуватися на завданнях, які не можна довірити “машинам”»

Використовують PeopleForcе

У нашій компанії проєкт з автоматизації HR-процесів почався близько року тому. Ми розглядали кілька варіантів, зокрема думали розробити власну систему з нуля. Але це занадто трудомістка задача, а результат – непрогнозований.

Тому вибирали з готових рішень. Наприклад, нам не підходили ті, які доступні лише англійською – не всі в колективі володіють мовою на достатньому рівні. Зрештою зупинилися на платформі PeopleForcе (є англійська, російська, українська версії – ред.). Нам сподобався функціонал: він покриває весь комплекс HR-процесів, а також є можливість інтеграції з 1С, де зберігалося багато внутрішніх даних.

PeopleForce дозволяє купувати тільки ті модулі, які потрібні компанії. Наприклад, PeopleRecruit ($149 на місяць) допомагає створювати вакансії й керувати підбором. Ціна деяких модулів залежить від кількості працівників. Так, PeopleHR для автоматизації рутинних HR-завдань за чисельності штату до 50 людей коштує $50 на місяць, від 51 до 100 – $100. Сплачуючи річну передплату, компанія отримує знижка 20%.

Доручили рутину «машині» і зосередилися на стратегії

Бізнес розвивається і перед HR-командою виникає більше стратегічно важливих завдань – наприклад, з розвитку персоналу, цілепокладання, управління результативністю.

Тому ми делегували платформі рутинні питання, насамперед – кадрові. Здавалося б, порахувати співробітнику, скільки в нього залишилося днів відпустки, або знайти шаблон заяви – це швидко й легко. Але коли в компанії 500 людей, то HR-служба отримує нескінченний потік таких запитів. Пошук даних, написання листів і дзвінки «з’їдають» багато часу, і людям доводиться чекати. Тепер кожен співробітник може зробити все самостійно в кілька кліків.

Крім того, система автоматизації допомагає дотримуватися всіх норм трудового законодавства: облік відпусток ведеться, включаючи додаткові гарантії, наприклад, для співробітників з інвалідністю.

У період пандемії виручає можливість автоматизувати адаптацію, навчання і розвиток персоналу. Раніше ми проводили багато тренінгів та майстер-класів у групах, а тепер – онлайн. На платформі зручно формувати базу внутрішніх знань, наприклад, про компанію, політики, правила, цінності, створювати лекції, гайди, кейси, фотоальбоми.

Простіше наймати фахівців, випускників і «блакитних комірців»

Завдяки автоматизації ми підвищили ефективність рекрутингу. Раніше процес будувався так: керівники подавали заявки на пошук, а HR-команда розміщувала вакансії (від менеджерів і юристів до інженерів і агрономів) на різних майданчиках (job-сайтах, у соціальних мережах, розсилках професійних спільнот). Потім HR-и відбирали резюме і надсилали менеджерам на пошту. Вони переглядила CV і говорили, кого хочуть запросити на співбесіду.

Тепер комунікація максимально проста і прозора: заявки створюються в системі, в ній же зберігаються резюме з усіх джерел, менеджери залишають свої коментарі – HR-ам простіше організовувати інтерв’ю.

Це дає й цінну аналітику. Наприклад, ми відстежуємо кількість кандидатів на різних етапах воронки підбору і за потреби підвищуємо їхню ефективність.

Ми щорічно проводимо проєкт «Агрошкола» для випускників аграрних вишів, щоб потім запросити найкращих на роботу. Від молодих фахівців надходить безліч відгуків – вони також збираються та зберігаються в системі.

В нашій агрокомпанії багато представників робітничих професій, наприклад, трактористів і водіїв. Ці кандидати нечасто відвідують job-сайти, їм простіше подзвонити за оголошенням, яке вони побачили в своєму населеному пункті. Але і в таких випадках допомагає платформа – ми фіксуємо там дані пошукачів, їх зручніше зберігати в одному місці, а не розрізнених файлах і папках. До того ж керівники можуть відслідковувати статус кандидатів, наприклад, хто проходить співбесіду, а хто – вже медогляд або перевірку служби безпеки.

Пояснюємо цінність автоматизації на вигодах

На перших етапах запуску платформи ми приділяли багато часу перевіркам, наприклад, чи коректно переноситься інформація в нову систему з 1С.

Класична ситуація під час змін – небажання окремих фахівців вчитися працювати з новими інструментами. Допомагає комунікація, навчання, презентація вигод – люди на досвіді переконуються, що автоматизація економить їм багато часу і спрощує доступ до потрібної інформації.

Система допомагає, але не замінює лідерів і спілкування

Автоматизація дає нам можливість фокусуватися на завданнях, які не можна довірити «машинам». Наприклад, цього року ми запускаємо проєкт OKR (Objectives and Key Results) – систему управління за цілями й ключовим результатами.

Платформа допоможе співробітникам зберігати й відстежувати свій прогрес, керівникам – контролювати виконання і коригувати їхню роботу. Керувати призначенням зустрічей співробітників з менеджерами також буде платформа, але живу комунікацію з колективами лідери залишать за собою. Ми розуміємо, що обговорювати досягнення і планувати розвиток теж можна за допомогою технологій. Але все-таки команді потрібен особистий контакт і емоційні зв’язки.

«Швидкість закриття вакансій підвищилася на 70%»: три роботодавці – про те, як автоматизували HR-процеси

Ольга Черкашина,
HRBP мережі супермаркетів «Біле Сухе»:
«Представники покоління Z швидше поспілкуються з ботом, ніж приймуть дзвінок з незнайомого номера»

Використовують Nuwork

Наша мережа супермаркетів швидко зростає: в 2019 році було 79 магазинів, зараз – 139, в кожному з них по чотири робочі місця.

Необхідність автоматизувати підбір з’явилася на початку карантину близько року тому: у відділ рекрутингу «посипалися» дзвінки від кандидатів, які втратили роботу в інших сферах ритейлу. Дзвінки кандидатам, заповнення анкет, організація інтерв’ю стали забирати надто багато часу. Плюс – ми обмежили контакти й візити в офіс, тому більшість комунікацій вже вели віддалено.

Зупинили вибір на платформі для підбору лінійного персоналу Nuwork: нам підійшов функціонал, співвідношення ціни та якості, можливість інтеграції з іншими системами. Ми вибирали просте рішення, яке не вимагає постійної участі технічного фахівця. До того ж нам було важливо підтримати саме український продукт. Наш бюджет на використання платформи – 6000 грн на місяць.

Швидкість закриття вакансій підвищилася приблизно на 70%. І хоча потреби в кадрах збільшилися (кількість магазинів зросла майже в два рази), з цим, як і раніше, справляється два рекрутери.

Чат-бот опитує кандидатів і не просить перерви на обід

Після запуску платформи процес відбору кандидатів спростився. В оголошенні про пошук, наприклад, продавців-консультантів, ми публікуємо посилання з переходом на перелік всіх вакансій, серед яких пошукача може на мапі вибрати підхожу за локацією.

Кандидат читає про умови роботи, і якщо йому все підходить – клікає на кнопку «Готовий пройти співбесіду в месенджері» (вайбер, фейсбук, телеграм). Він підключається до чат-бота платформи і проходить первинне опитування – вказує ім’я, прізвище, контакти, вік, бажаний графік роботи, потім заповнює анкету. Це займає 7-10 хвилин. Інформацію автоматично отримують рекрутери і служба безпеки. Підхожих кандидатів запрошують на «живц» співбесіду з територіальним менеджером вже в торговій точці.

Перевага чат-бота в тому, що він невтомний – може працювати 24/7 без перерв на обід, тому навіть вночі у нас збираються свіжі відгуки.

Відстежуємо шлях кандидата і заміряємо ефективність рекрутингу

На платформі зручно стежити за статистикою і статусом підбору: скільки людей відгукнулося, перейшло за посиланням, пройшло опитування, хто з них – на співбесіді, а хто – вже стажується. Так ми отримуємо зрозумілу й прозору воронку рекрутингу, розуміємо, які джерела приводять найбільше кандидатів, щоб використовувати бюджет ефективно.

До речі, ми застосовуємо чат-ботів не тільки в підборі. У нас є й інші боти, розроблені в нашій компанії, які допомагають працівникам вирішувати кадрові питання (наприклад, щодо відпусток або зарплат), знайти потрібні інструкції з різних процесів – прийому, повернення товарів, касових операцій, обслуговування покупців та ін.

«Машина» оцінює лояльність і подобається поколінню Z

Питання для чат-бота складаються гнучко, «під компанію». Ми готуємо перелік, а розробник налаштовує їх на платформі. Наприклад, нас цікавлять кандидати, які шукають роботу на тривалий термін, а не тимчасовий підробіток – і бот уточнює цей момент.

Більшість наших пошукачів відноситься до покоління Z, для них чати – звичний формат спілкування. Навіть найкращий: вони швидше поспілкуються з ботом, чим приймуть дзвінок з незнайомого номера. До того ж багатьом молодим людям незручно спілкуватися вдень, оскільки вони вчаться або ведуть «нічний» спосіб життя. За відгуками пошукачів, їм також подобається, що в спілкуванні з ботом менше стресу – можна підключитися в будь-який час доби.

Обґрунтували покупку для керівництва і сформували нові звички

Нам було просто аргументувати необхідність покупки платформи перед топменеджментом – це можливість заощадити на найманні нових рекрутерів і прискорити підбір.

Спочатку команді було складно адаптуватися. За звичкою руки тяглися до телефона через оманлие відчуття, що по-старому швидше. Навичка працювати з кандидатами за допомогою нового рішення формувалася кілька тижнів.

Хороші новини повідомляємо голосом

Наш досвід показав, що під час підбору на лінійні позиції, наприклад, продавців-консультантів, вантажників, адміністраторів торгових точок, можна автоматизувати майже всі етапи. Але почути про те, що ти успішно пройшов відбір і на тебе чекають у команді, все-таки приємніше від живої людини. Тому ми не надсилаємо повідомлення, а дзвонимо прийнятим новачкам особисто.

«Швидкість закриття вакансій підвищилася на 70%»: три роботодавці – про те, як автоматизували HR-процеси

Оксана Ткачук,
директор з управління персоналом
будівельно-виробничої компанії «Блок Майстер Україна»: 

«Завдяки автоматизації нам не довелося наймати ще одного рекрутера»

Використовують «E-Staff Рекрутер»

Наша компанія використовує систему «E-Staff Рекрутер» близько року. Рішення вибирали за критеріями функціоналу, зручності та ціни.

Переконати керівників придбати систему допоміг простий розрахунок: її вартість набагато нижча, ніж зарплата ще одного HR-фахівця, навіть початкового рівня (ресерчера). Вартість річної передплати на «E-Staff Рекрутер» – трохи більше 5000 грн, оновлення за наступний рік обійдеться ще дешевше – близько 2700. Якщо потрібно доопрацювати додаткові функції «під компанію», це розраховується індивідуально.

Завдяки автоматизації підбору нам не довелося наймати ще одного рекрутера. Навіть зі збільшенням обсягів підбору ми справляємося вдвох – я й фахівець з кадрів. Рутинні операції виконує система (наприклад, збирає резюме з job-сайтів, формує звіти), тому можна паралельно підбирати більше фахівців. Наприклад, я можу взяти в роботу на три вакансії більше.

Зберігаємо історію спілкування з кандидатами і формуємо резерв

Система допомагає керувати базою кандидатів – ця рутинна задача за «ручного» виконання забирає левову частку робочого часу рекрутерів. Ще одна важлива перевага – збереження бази в компанії, адже Excel-файл рекрутер, якщо звільниться, може забрати з собою.

Завдяки системі наступник легко знаходить історію комунікації з пошукачами. Наприклад, з кандидатом могли спілкуватися, але тоді він не шукав роботу, а резюме додали в резерв – можна зв’язатися знову. Або спілкування було, але людина не підійшла за особистими якостями, тобто не варто витрачати час знову.

У нас нерівномірне завантаження щодо підбору (залежить від потреб проєктів) – може відкриватися від 10 до 50 вакансій на місяць. Тому в періоди «затишшя» ми працюємо на випередження: створюємо пул пошукачів, починаємо спілкуватися з ними заздалегідь. У цьому теж допомагає функція ведення бази кандидатів.

Нам простіше шукати, розміщувати вакансії в зовнішніх джерелах (це займає буквально кілька кліків), взаємодіяти з керівниками, наприклад, узгоджувати резюме та призначати співбесіди з кандидатами. Резюме з job-сайтів автоматично збираються в системі. Також рішення синхронізується з Outlook – «підтягує» CV з електронної пошти.

Автоматизація допомагає шукати співробітників різних категорій. Менеджери й офісні фахівці зазвичай відгукуються на вакансії з резюме, які зберігаються в системі. А робітники, наприклад, будівельники або столяри, рідко пишуть CV, частіше просто телефонують. У такому випадку зафіксувати інформацію про кандидата можна, створивши нову картку в системі. Одного разу мені потрібно було швидко знайти 10 співробітників робітничих спеціальностей, і це вдалося завдяки готовій внутрішній базі кандидатів – відбір зайняв 2-3 дні замість 2-3 тижнів.

Формуємо гарне враження у кандидатів і ведемо аналітику

Автоматизація покращує комунікацію з кандидатами. Система може призначати зустрічі, надсилати повідомлення і відповіді з результатами співбесід. Це зміцнює бренд роботодавця і дозволяє уникати ситуацій, коли через брак часу представники компанії не можуть вчасно обдзвонити пошукачів.

Важливий інструмент і для рекрутерів, і для власників – аналітика. Наприклад, звіти допомагають відслідковувати кількість кандидатів на різних етапах – від резюме до пропозиції роботи, ефективність підбір через певні джерела, причини відмов і витрати на залучення персоналу.

Даємо «живий» зворотний зв’язок

Деякі функції не потрібно доручати системі. Наприклад, зворотний зв’язок пошукачам краще давати особисто. Якщо рішення негативне – кандидат пройшов кілька етапів співбесід, але роботу отримав інший фахівець, важливо подякувати і підтримати людину. А якщо позитивне – емоції від хороших новин приємно особисто розділити з новим колегою.

Текст: Катя Маєвська

Читайте, як компанії підбирають персонал на OLX Робота:

1. «Складаємо текст вакансії так, як кандидат “гуглить”»: як мережа супермаркетів Varus знаходить співробітників на OLX (кейс)

2. «Креативимо з описом вакансії, щоб «влучити» у потрібних людей»: як мережа ресторанів Mafia утримує колектив під час пандемії (кейс)

3. «Хороший касир і досвідчений заправник – на вагу золота»: як мережа АЗС Shell знаходить працівників на OLX (кейс)

4. «Відгуків може бути і 300, і один – але відразу «в яблучко», коли ми знайшли доглядальницю зі знанням грецької мови»: досвід агентства «Світ Сім’ї» з пошуку домашнього персоналу на OLX (кейс)