Если делегировать рутину технологиям, у HR-специалистов освобождается время на более сложные и творческие задачи. К тому же автоматизация делает компанию гибкой и устойчивой к изменениям. Например, работодатели, которые диджитализировали подбор и обучение персонала, проще адаптировались к переходу в онлайн с наступлением карантина.
Какие HR-процессы можно автоматизировать, как это повышает скорость и качество работы, в том числе с линейным персоналом? Редакция блога OLX собрала кейсы компаний из трех разных сфер – аграрного бизнеса, ритейла и строительства.
Кристина Пивовар,
заместитель директора по персоналу и социальным вопросам
компании «Агро-Регион Украина»:
«Автоматизация помогает фокусироваться на задачах, которые нельзя доверить “машинам”»
Используют PeopleForcе
В нашей компании проект по автоматизации HR-процессов начался около года назад. Мы рассматривали несколько вариантов, в том числе думали разработать собственную систему с нуля. Но это слишком трудозатратная задача, а результат – непрогнозируемый.
Поэтому выбирали из готовых решений. Например, нам не подходили те, которые доступны только на английском – не все в коллективе владеют языком на достаточном уровне. В итоге остановились на платформе PeopleForcе (есть английская, русская, украинские версии – ред.). Нам понравился функционал: он покрывает весь комплекс HR-процессов, а также есть возможность интеграции с 1С, где хранилось много внутренних данных.
PeopleForce позволяет покупать только те модули, которые нужны компании. Например, PeopleRecruit ($149 в месяц) помогает создавать вакансии и управлять наймом. Цена некоторых модулей зависит от количества сотрудников. Так, PeopleHR для автоматизации рутинных HR-задач при численности штата до 50 человек стоит $50 в месяц, от 51 до 100 – $100. При покупке годовой подписки есть скидка 20%.
Поручили рутину «машине» и сосредоточились на стратегии
Бизнес развивается и перед HR-командой возникает больше стратегически важных задач – например, по развитию персонала, целеполаганию, управлению результативностью.
Поэтому мы делегировали платформе рутинные вопросы, в первую очередь – кадровые. Казалось бы, посчитать сотруднику, сколько у него осталось дней отпуска, или найти шаблон заявления – это быстро и легко. Но когда в компании 500 человек, то HR-служба получает бесконечный поток таких заявок. Поиск данных, написание писем и звонки «съедают» много времени, и людям приходится ждать. Теперь каждый сотрудник может сделать все самостоятельно в несколько кликов.
Кроме того, система автоматизации помогает соблюдать все нормы трудового законодательства: учет отпусков ведется, включая дополнительные гарантии, например, для сотрудников с инвалидностью.
В период пандемии выручает возможность автоматизировать адаптацию, обучение и развитие персонала. Раньше мы проводили много тренингов и мастер-классов в группах, а теперь – онлайн. На платформе удобно формировать базу внутренних знаний, например, о компании, политиках, правилах, ценностях, создавать лекции, гайды, кейсы, фотоальбомы.
Проще нанимать специалистов, выпускников и «голубых воротничков»
Благодаря автоматизации мы повысили эффективность рекрутинга. Раньше процесс строился так: руководители подавали заявки на поиск, а HR-команда размещала вакансии (от менеджеров и юристов до инженеров и агрономов) на разных площадках (job-сайтах, в соцсетях, рассылках профессиональных сообществ). Затем HR-ы отбирали резюме и отправляли менеджерам на почту. Они смотрели CV и говорили, кого хотят пригласить на собеседование.
Теперь коммуникация максимально простая и прозрачная: заявки создаются в системе, в ней же сохраняются резюме из всех источников, менеджеры оставляют свои комментарии – HR-ам проще организовывать интервью.
Это дает и ценную аналитику. Например, мы отслеживаем количество кандидатов на разных этапах воронки найма и при необходимости повышаем их эффективность.
Мы ежегодно проводим проект «Агрошкола» для выпускников аграрных вузов, чтобы затем пригласить лучших на работу. От молодых специалистов поступает множество отзывов – они также собираются и хранятся в системе.
В нашей агрокомпании много представителей рабочих профессий, например, трактористов и водителей. Эти кандидаты нечасто посещают job-сайты, им проще позвонить по объявлению, которое они увидели в своем населенном пункте. Но и в таких случаях помогает платформа – мы фиксируем там данные соискателей, их удобнее хранить в одном месте, а не разрозненных файлах и папках. К тому же руководители могут отслеживать статус кандидатов, например, кто проходит собеседование, а кто – уже медосмотр или проверку службы безопасности.
Объясняем ценность автоматизации на выгодах
На первых этапах запуска платформы мы уделяли много времени проверкам, например, корректно ли переносится информация в новую систему из 1С.
Классическая ситуация при изменениях – нежелание отдельных специалистов учиться работать с новыми инструментами. Помогает коммуникация, обучение, презентация выгод – люди на опыте убеждаются, что автоматизация экономит им много времени и упрощает доступ к нужной информации.
Система помогает, но не заменяет лидеров и общение
Автоматизация дает нам возможность фокусироваться на задачах, которые нельзя доверить «машинам». Например, в этом году мы запускаем проект OKR (Objectives and Key Results) – систему управления по целям и ключевым результатам.
Платформа поможет сотрудникам сохранять и отслеживать свой прогресс, руководителям – контролировать выполнение и корректировать их работу. Управлять назначением встреч сотрудников с менеджерами также будет платформа, но живую коммуникацию с коллективами лидеры оставят за собой. Мы понимаем, что обсуждать достижения и планировать развитие тоже можно с помощью технологий. Но все-таки команде нужен личный контакт и эмоциональные связи.
Ольга Черкашина,
HRBP сети супермаркетов «Белое Сухое»:
«Представители поколения Z скорее пообщаются с ботом, чем ответят на звонок с незнакомого номера»
Используют Nuwork
Наша сеть супермаркетов быстро растет: в 2019 году было 79 магазинов, сейчас – 139, в каждом из них по четыре рабочих места.
Необходимость автоматизировать найм появилась в начале карантина около года назад: в отдел рекрутинга «посыпались» звонки от соискателей, которые потеряли работу в других сферах ритейла. Созвоны с кандидатами, заполнение анкет, организация интервью стали отнимать слишком много времени. Плюс – мы ограничили контакты и визиты в офис, поэтому большинство коммуникаций уже вели удаленно.
Остановили выбор на платформе для подбора линейного персонала Nuwork: нам подошел функционал, соотношение цены и качества, возможность интеграции с другими системами. Мы выбирали простое решение, которое не требует постоянного участия технического специалиста. К тому же нам было важно поддержать именно украинский продукт. Наш бюджет на использование платформы – 6000 грн в месяц.
Скорость закрытия вакансий повысилась примерно на 70%. И хотя потребности в кадрах увеличились (количество магазинов выросло почти в два раза), с этим по-прежнему справляется два рекрутера.
Чат-бот опрашивает кандидатов и не просит перерыв на обед
После запуска платформы процесс отбора кандидатов упростился. В объявлении о найме, например, продавцов-консультантов, мы публикуем ссылку с переходом на список всех вакансий, среди которых соискатель может на карте выбрать подходящую по локации.
Кандидат читает об условиях работы, и если ему все подходит – кликает на кнопку «Готов пройти собеседование в мессенджере» (Viber, Facebook, Telegram). Он подключается к чат-боту платформы и проходит первичный опрос – указывает имя, фамилию, контакты, возраст, желаемый график работы, затем заполняет анкету. Это занимает 7-10 минут. Информацию автоматически получают рекрутеры и служба безопасности. Подходящих кандидатов приглашают на «живое» собеседование с территориальным менеджером уже в торговой точке.
Преимущество чат-бота в том, что он неутомим – может работать 24/7 без перерывов на обед, поэтому даже ночью у нас собираются свежие отклики.
Отслеживаем путь кандидата и замеряем эффективность рекрутинга
На платформе удобно следить за статистикой и статусом подбора: сколько людей откликнулось, перешло по ссылке, прошло опрос, кто из них – на собеседовании, а кто – уже стажируется. Так мы получаем понятную и прозрачную воронку рекрутинга, понимаем, какие источники приводят больше кандидатов, чтобы использовать бюджет эффективно.
Кстати, мы применяем чат-ботов не только в подборе. У нас есть и другие боты, разработанные в нашей компании, которые помогают сотрудникам решать кадровые вопросы (например, по отпускам или зарплатам), найти нужные инструкции по разным процессам – приему, возврату товаров, кассовым операциям, обслуживанию покупателей и пр.
«Машина» оценивает лояльность и нравится поколению Z
Вопросы для чат-бота составляются гибко, «под компанию». Мы готовим список, а разработчик настраивает их на платформе. Например, нам интересны кандидаты, которые ищут работу на длительный срок, а не временную подработку – и бот уточняет этот момент.
Большинство наших соискателей относится к поколению Z, для них чаты – привычный формат общения. Даже предпочтительный: они скорее пообщаются с ботом, чем ответят на звонок с незнакомого номера. К тому же многим молодым людям неудобно общаться днем, так как они учатся или ведут «ночной» образ жизни. По отзывам соискателей, им также нравится, что в общении с ботом меньше стресса – можно подключиться в любое время суток.
Обосновали покупку для руководства и сформировали новые привычки
Нам было просто аргументировать необходимость покупки платформы перед топ-менеджментом – это возможность сэкономить на найме новых рекрутеров и ускорить подбор.
Первое время команде было сложно адаптироваться. По привычке руки тянулись к телефону из-за обманчивого ощущения, что по старинке быстрее. Навык работать с кандидатами через новое решение формировался несколько недель.
Хорошие новости сообщаем голосом
Наш опыт показал, что при подборе на линейные позиции, например, продавцов-консультантов, грузчиков, администраторов торговых точек, можно автоматизировать почти все этапы. Но услышать о том, что ты успешно прошел отбор и тебя ждут в команде, все-таки приятнее от живого человека. Поэтому мы не отправляем уведомления, а звоним принятым новичкам лично.
Оксана Ткачук,
директор по управлению персоналом
строительно-производственной компании «Блок Мастер Украина»:
«Благодаря автоматизации нам не пришлось нанимать еще одного рекрутера»
Используют «E-Staff Рекрутер»
Наша компания использует систему «E-Staff Рекрутер» около года. Решение выбирали по критериям функционала, удобства и цены.
Убедить руководителей приобрести систему помог простой расчет: ее стоимость гораздо ниже, чем зарплата еще одного HR-специалиста, даже начального уровня (ресерчера). Стоимость годовой подписки на «E-Staff Рекрутер» – чуть больше 5000 грн, обновление за следующий год обойдется еще дешевле – около 2700. Если нужно доработать дополнительные функции «под компанию», это рассчитывается индивидуально.
Благодаря автоматизации подбора нам не пришлось нанимать еще одного рекрутера. Даже с увеличением объемов подбора мы справляемся вдвоем – я и специалист по кадрам. Рутинные операции выполняет система (например, собирает резюме с job-сайтов, формирует отчеты), поэтому можно параллельно подбирать больше специалистов. Например, я могу взять в работу на три вакансии больше.
Сохраняем историю общения с кандидатами и формируем резерв
Система помогает управлять базой кандидатов – эта рутинная задача при «ручном» выполнении отнимает львиную долю рабочего времени рекрутеров. Еще одно важное преимущество – сохранение базы в компании, ведь Excel-файл рекрутер при увольнении может забрать с собой.
Благодаря системе преемник легко находит историю коммуникации с соискателями. Например, с кандидатом могли общаться, но тогда он не искал работу, а резюме добавили в резерв – можно связаться снова. Или общение было, но человек не подошел по личным качествам, то есть не стоит тратить время снова.
У нас неравномерная загрузка по найму (зависит от потребностей проектов) – в месяц может открываться от 10 до 50 вакансий. Поэтому в периоды «затишья» мы работаем на опережение: создаем пул соискателей, начинаем общаться с ними заранее. В этом тоже помогает функция ведения базы кандидатов.
Нам проще искать, размещать вакансии во внешних источниках (это занимает буквально несколько кликов), взаимодействовать с руководителями, например, согласовывать резюме и назначать собеседования с кандидатами. Резюме с job-сайтов автоматически собираются в системе. Также решение синхронизируется с Outlook – «подтягивает» CV из электронной почты.
Автоматизация помогает искать сотрудников разных категорий. Менеджеры и офисные специалисты обычно откликаются на вакансии с резюме, которые сохраняются в системе. А рабочие, например, строители или столяры, редко пишут CV, чаще просто звонят. В таком случае зафиксировать информацию о кандидате можно, создав новую карточку в системе. Однажды мне нужно было быстро найти 10 сотрудников рабочих специальностей, и это удалось благодаря готовой внутренней базе кандидатов – отбор занял 2-3 дня вместо 2-3 недель.
Формируем хорошее впечатление у кандидатов и ведем аналитику
Автоматизация улучшает коммуникацию с кандидатами. Система может назначать встречи, отправлять уведомления и ответы с результатами собеседований. Это укрепляет бренд работодателя и позволяет избегать ситуаций, когда из-за нехватки времени представители компании не могут вовремя обзвонить соискателей.
Важный инструмент и для рекрутеров, и для собственников – аналитика. Например, отчеты помогают отслеживать количество кандидатов на разных этапах – от резюме до предложения работы, эффективность найма через определенные источники, причины отказов и затраты на подбор.
Даем «живую» обратную связь
Некоторые функции не нужно поручать системе. Например, обратную связь соискателям лучше давать лично. Если решение отрицательное – кандидат прошел несколько этапов собеседований, но работу получил другой специалист, человека важно поблагодарить и поддержать. А если положительное – эмоции от хороших новостей приятно лично разделить с новым коллегой.
Текст: Катя Маевская
