Из-за войны процесс адаптации персонала для многих бизнесов стал неактуальным, ведь и рекрутинг «заморожен». Однако в некоторых отраслях подбор продолжается, например, в ритейле. Поэтому нужно интегрировать новичков в коллективы и рабочие процессы. Какие сейчас особенности онбординга? Редакции блога OLX рассказала Виктория Закарчевная, HR-директор сети магазинов «Территория минимальных цен» и эксперт по массовому рекрутингу.
1. Новый акцент в адаптации – универсальность
В некоторых компаниях, которые продолжают подбирать персонал, адаптация сократилась и ускорилась. Ведь нужно как можно быстрее начать работать в условиях, когда ресурсы ограничены, а потребность в товарах (например, в продуктах питания) – очень высокая.
В других бизнесах продолжительность и алгоритм онбординга остались теми же, что и до войны. Это важно, если нужно овладеть многими знаниями, навыками и стандартами «на входе», чтобы потом предотвратить ошибки.
В то же время произошли другие изменения. Например, магазины «Территории минимальных цен» начали открываться уже с 15 марта – через три недели после начала полномасштабного вторжения. Работу персонала нужно было трансформировать.
Дайджест рынка труда: как изменились зарплаты в рабочей сфере
«Раньше было четкое распределение по функционалу: кассиры, продавцы-консультанты, мерчендайзеры, кладовщики, охранники, уборщики и т. д. Из-за войны все работники стали «универсальными солдатами», чтобы при необходимости заменить уехавших коллег или тех, кто по личным причинам не может выйти на работу, – рассказывает Виктория Закарчевная. – Исключение – кассиры, потому что кассовая дисциплина требует специфических знаний. Но и они могут работать продавцами».
Даже среди опытных сотрудников временно появилось много «стажеров», потому что они должны научиться новым процессам. Да и подготовка новичков в условиях войны происходит с учетом этого – им нужно быть готовыми выполнять дополнительные функции.
Хотя сейчас работа стабилизировалась, а большинство обязанностей снова разделены, акцент на универсализации должностей – остался. Это важно, ведь во многих компаниях есть необходимость уменьшить количество работников. Еще нужно перестраховаться – из-за войны люди могут увольняться или брать незапланированный отпуск, а работа должна выполняться.
2. В обучении новичков – больше о безопасности и новых потребностях клиентов
На подготовку работников, в том числе новых, влияют требования по мерам безопасности. Например, работники магазинов, ресторанов и других заведений должны знать, что делать о время воздушной тревоги или обстрелов. Также многие компании проводят тренинги по оказанию неотложной медицинской помощи.
Важно соблюдать баланс: поддержать людей эмоционально, но вместе с тем – дать четкие инструкции, чтобы команда собралась и фокусировалась на продуктивности.
Во время войны изменились и ожидания клиентов от коммуникаций с представителями бизнесов. К примеру, в торговле покупатели стали еще менее лояльными к любому давлению, а в условиях постоянного стресса его проявлением может показаться даже обычный вопрос продавца «Что вам подсказать?».
«Наша аналитика клиентского опыта говорит, что покупатели не любят, когда к ним без запроса подходят продавцы-консультанты. Во время войны контакты без запроса и лишняя информация приветствуются еще меньше, – рассказывает Виктория Закарчевная. – Поэтому продавцы всегда в зале для консультаций по любым вопросам, но без всякой навязчивости».
3. Сохранение контакта и качества обучения даже онлайн
Еще во время ковидных ограничений и массового перехода на удаленную работу работодатели отмечали, что наиболее сложным стал процесс адаптации. Трудно интегрировать новичка в коллектив, когда он с командой видят друг друга только на экране компьютера.
Тогда стали популярны новые инструменты онбординга, актуальные и во время войны, когда команда работает в разных уголках Украины или в эвакуации за рубежом. Например, виртуальные экскурсии в компании, «стримы» из домашних офисов, онлайн-посиделки или мастер-классы с коллегами.
«У нашей компании нет опыта полностью дистанционной адаптации, учитывая специфику работы: магазины офлайн, офис уже открыт, поэтому нанятые уже во время войны новые коллеги работают в гибридном режиме, – рассказывает Виктория. – Однако замечу: и те, кто остались, и те, кто продолжили работать удаленно из-за границы, если позволяют обязанности, – в начале войны, по сути, проходили адаптацию во второй раз. Всем пришлось приспосабливаться к новым для себя условиям и режиму».
Рабочий фронт: 8 трендов рынка труда в секторе «голубых воротничков» во время войны
При удаленной работе больше всего помогает наличие понятных задач, структурирование рабочего дня и регулярная «сверка часов» – например, короткие утренние встречи. «Настроить процессы и обучить им новичков даже дистанционно – достаточно просто. А вот интегрироваться в культуру без «живых» коммуникаций – сложнее, – отмечает эксперт. – Поэтому мы не практикуем только удаленку для новичков».
Качество адаптации, которая непосредственно влияет на дальнейшую работу, должно оставаться высоким несмотря на войну. Важный элемент – не только социализация, но и обучение. В то же время ресурсов, которые компании могут выделить на каждого нового работника, часто не хватает. Например, из-за высокой загруженности наставников на основной работе. Поэтому обучение нуждается в изменениях.
«Мы именно в этот период решили внедрить дистанционное обучение, чтобы часть материала стажеры могли сначала усвоить самостоятельно, а затем – отработать на практике и пройти оценку оффлайн, – делится наш эксперт. – Элементы удаленки были и раньше – как «микрообучение» с помощью видеороликов, однако сейчас планируем учить онлайн системно».
4. Психологическая поддержка и больше эмпатии
Кроме физической безопасности, работодатели заботятся о психологическом состоянии сотрудников, в том числе новых. Ведь от этого зависит их способность как можно быстрее выйти на нужный уровень производительности и качества общения с клиентами.
Например, есть работодатели, которые привлекают для онбординга психологов, прежде всего для новичков, которые были в оккупации или в зоне боевых действий и пережили травмирующие события. Также компании запускают психологические горячие линии или проводят мастер-классы по работе в стрессовых условиях.
«Психологическая поддержка действительно важна. Однако ее формат нужно выбирать с учетом особенностей бизнеса, – считает Виктория Закарчевная. – Если штат большой – у компании может не быть возможности пригласить психолога для индивидуальных консультаций всех работников. Однако есть другие инструменты – например, мы планируем разработать инструкцию в комиксах с советами по психологической самопомощи».
Акцент на универсализации должностей – остался. Компаниям нужно перестраховаться – из-за войны люди могут увольняться или брать незапланированный отпуск, а работа должна выполняться.
В коммуникациях с сотрудниками стало больше эмпатии и человечности. «Умение слушать, поддерживать людей, быть с ними рядом в разных эмоциональных состояниях – становятся одними из важнейших компетенций руководителя и HR-менеджера, – отмечает эксперт. – Например, в одном из наших магазинов в Киеве работает много жителей Бучи, Ирпеня, Гостомеля, то есть городов, пострадавших во время оккупации российской армией. Когда HR-команда общалась с ними во время визита в магазин – было много печальных историй, слез, объятий… Этому не учили на курсах, но мы должны уметь с этим работать».
В то же время бизнес должен развиваться и достигать финансовых результатов – для сохранения устойчивости и стабильности. «Важно соблюдать баланс: поддержать людей эмоционально, но вместе с тем – дать четкие инструкции, чтобы команда собралась и фокусировалась на продуктивности, – акцентирует Виктория. – Руководитель и HR не должны брать на себя роль родителей или психологов. Знаю кейсы, когда чрезмерная опека сыграла с компаниями злую шутку: сотрудники утром писали, что не будут работать определенное время, потому что снова не в ресурсе. Да, все мы можем находиться в таких состояниях, однако в них нельзя «проваливаться». А в случае необходимости – нужно обращаться за профессиональной помощью, а это, прежде всего, персональная ответственность».
Кроме того, есть случаи, когда HR-менеджеры и руководители берут на себя функцию спасателей (если имеют психологическое образование), в частности, когда замечают у работников признаки ПТСР или депрессии. «Однако следует помнить, что работа с травмами и сложными состояниями предполагает специальную подготовку и опыт психотерапевта или психиатра. Иначе можно навредить, а не помочь. Поэтому каждый должен заниматься своим делом. Максимум, что мы можем сделать для работников, – заметить факт проблемы, найти контакты и организовать помощь квалифицированных специалистов».
5. Фокус в истории о компании – на стабильности
Бренд работодателя строится в том числе и на коммуникациях – на том, что транслируется кандидатам и команде. Люди хотят работать в компании, которая соответствует их ценностям и потребностям. В то же время во время войны ожидания изменились: в приоритете – не возможности развития, а стабильность (своевременные выплаты зарплаты, сохранение рабочих мест).
Компании, которые устояли и продолжили работать, несмотря на войну, добавляют эту информацию, рассказывая о себе на рынке труда. Например, кандидатам на собеседованиях и новичкам в первые дни работы важно услышать, как в компании реагировали на вторжение: помогали ли сотрудникам и их семьям материально и с эвакуацией, сохранили ли штат и выплаты – полностью или частично.
Как работать и поддерживать команды во время войны: опыт Eldorado, ОККО, Meest и KFC
В то же время в этих вопросах важна честность. К примеру, после начала войны многим работодателям пришлось сократить штат и задержать зарплаты, однако некоторые в публичном пространстве отрицали это.
Такая тактика бессмысленная, ведь новичок все равно узнает правду от коллег. Лучше признать, что проблемы были – причины вполне понятны. И рассказать, как компания нашла решение, несмотря на давление обстоятельств. «Например, мы выплатили все деньги работникам, но частями. Помогали материально, в том числе и коллегам, которые потеряли жилье из-за войны. У бизнеса есть опыт «выживания» и во время локдаунов, и в условиях войны, – рассказывает Виктория. – Вообще, если бизнес работает сейчас – это уже признак устойчивости и надежности».
Компании просмотрели инструменты и стиль коммуникаций. «Конечно, во время войны темы и их подачу нужно «фильтровать». Но мы считаем, что полностью отказаться от всего, кроме выживания, – неправильно. Людям нужны хорошие эмоции, – отмечает эксперт. – Поэтому, например, мы продолжаем вести TikTok: видео о трендах сезона и работе в команде снимают сами сотрудники – они режиссеры, сценаристы и актеры. Традиционных корпоративов нет, но проводим флешмобы, например, ко Дню вышиванки и Дню работника торговли. На профессиональный праздник поздравили команды и организовали подарки. Казалось бы, это так невовремя. Однако опыт показал – наоборот: покупателям, команде, новичкам важно видеть, что в компании продолжается жизнь».
6. Welcome-тренинги, наставники и «боксы новичков» – по-прежнему актуальны
«Ценность welcome-тренингов в том, что они – своеобразная «инъекция культуры» для новичков. Ведь фокус не на рабочих процессах, а на ценностях и правилах взаимодействия в команде, – рассказывает эксперт. – Мы проводим такие тренинги в офисе. Есть примеры, когда людям было сложно на стажировке и они даже думали уйти из компании – но именно во время тренинга принимали решение остаться, потому что вдохновлялись атмосферой». По словам Виктории, после начала войны практика сохранилась: был даже случай, когда HR-менеджер проводила welcome-тренинг специально для единственной новой работницы отдела маркетинга.
Во время войны темы для коммуникаций и их подачу нужно «фильтровать». Но мы считаем, что полностью отказаться от всего, кроме выживания, – неправильно. Людям нужны хорошие эмоции.
Наставничество также является важным инструментом адаптации, и большинство компаний сохраняет его, трансформируя только при необходимости. «У нас в роли наставников старшие продавцы. Глобальных изменений не планируется, потому что программа существует давно и заранее адаптирована к условиям войны. К примеру, мы работаем с наставниками в специальных группах, учим их не только передавать знания, но и правильно реагировать на сомнения, возражения, страхи и предупреждать собственное выгорание».
Многие компании дают новичками не только знания и знакомства, но и обеспечивают материальными «поздравлениями» с брендированной символикой – это так называемые welcome-боксы. «Мы дарим такие офисным работникам. Туда входят чашка, записная книжка, браслет и другие полезные мелочи, – делится Виктория. – Кстати, по отзывам, после вынужденного переезда и работы удаленно эти предметы помогают сотрудникам чувствовать принадлежность к команде. Даже если коллеги встречаются только в Zoom – зато с одинаковыми фирменными чашками, как до войны».
