Через війну процес адаптації персоналу для багатьох бізнесів став неактуальним, адже й рекрутинг «заморожений». Проте в деяких галузях підбір триває, принаймні мінімальний, – наприклад, у ритейлі. А тому потрібно інтегрувати новачків у колективи й робочі процеси. Які особливості нині має онбординг? Редакції блогу OLX розповіла Вікторія Закарчевна, HR-директорка мережі магазинів «Територія мінімальних цін» та експертка з масового рекрутингу.
1. Новий акцент в адаптації – універсальність
У деяких компаніях, які продовжують підбирати персонал, адаптація скоротилася та прискорилася. Адже варто якнайшвидше ставати до роботи в умовах, коли ресурси обмежені, а потреба суспільства в товарах (наприклад, у продуктах харчування) – вкрай висока.
В інших бізнесах тривалість і алгоритм онбордингу лишилися тими самими, що й до війни. Це важливо, якщо треба опанувати багато знань, навичок і стандартів «на вході», щоб потім запобігти помилкам.
Водночас відбулися інші зміни. Наприклад, магазини «Території мінімальних цін» почали відкриватися вже з 15 березня – за три тижні від початку повномасштабного вторгнення. Роботу персоналу треба було трансформувати.
Дайджест ринку праці: як змінилися зарплати в робітничій сфері
«Раніше був чіткий розподіл за функціоналом: касири, продавці-консультанти, мерчендайзери, комірники, охоронці, прибиральники тощо. Через війну всі працівники стали «універсальними солдатами», щоб за потреби замінити колег, які поїхали або з особистих причин не можуть вийти на роботу, – розповідає Вікторія Закарчевна. – Виняток – касири, бо касова дисципліна вимагає специфічних знань. Але й вони наразі можуть працювати продавцями».
Навіть серед досвідчених співробітників тимчасово з’явилося багато «стажерів», бо вони мають навчитися нових процесів. Та й підготовка новачків в умовах війни відбувається з огляду на це – їм треба бути готовими виконувати додаткові функції.
Хоч зараз робота стабілізувалася, а обов’язки знову здебільшого розділені, акцент на універсалізації посад – залишився. Це важливо, адже в багатьох компаніях є потреба зменшити кількість працівників. Ще потрібно перестрахуватися – через війну люди можуть звільнятися чи брати незаплановану відпустку, а робота має виконуватися.
2. У навчанні новачків – більше про безпеку й нові потреби клієнтів
На підготовку працівників, зокрема й нових, впливають вимоги щодо заходів безпеки. Наприклад, робітники магазинів, ресторанів та інших закладів мають знати, як діяти під час повітряної тривоги чи обстрілів. Також чимало компаній проводять тренінги з надання невідкладної медичної допомоги.
Важливий баланс: підтримати людей емоційно, але водночас – дати чіткі інструкції, щоб команда зібралася та фокусувалася на продуктивності.
Під час війни дещо змінилися й очікування клієнтів від комунікацій із представниками бізнесів. Наприклад, у торгівлі покупці стали ще менш лояльними до будь-якого тиску, а в умовах постійного стресу його проявом може здатися навіть звичайне питання продавця «Що вам підказати?».
«Наша аналітика клієнтського досвіду свідчить, що покупці не люблять, коли до них без запиту підходять продавці-консультанти. Під час війни непрохані контакти та зайва інформація вітаються ще менше, – розповідає Вікторія Закарчевна. – Тому продавці завжди в залі для консультацій із будь-яких питань, проте без жодної нав’язливості».
3. Збереження контакту й якості навчання навіть онлайн
Ще під час ковідних обмежень і масового переходу на віддалену роботу працедавці відзначали, що найскладнішим став саме процес адаптації. Важко інтегрувати новачка в колектив, коли він із командою бачать одне одного тільки на екрані комп’ютера.
Тоді стали популярними нові інструменти онбордингу, які актуальні й під час війни, коли команда «розпорошена» Україною чи працює в евакуації за кордоном. Наприклад, віртуальні екскурсії компанією, «стріми» з домашніх офісів, онлайн-посиденьки чи майстер-класи з колегами.
«У нашій компанії немає досвіду повністю дистанційної адаптації, зважаючи на специфіку роботи: магазини офлайн, офіс уже відкритий, тож найняті вже під час війни нові колеги працюють у гібридному режимі, – розповідає Вікторія. – Проте зауважу: і люди, що залишилися, і ті, що продовжили працювати віддалено з-за кордону, якщо дозволяє робота, – на початку війни, по суті, проходили адаптацію вдруге. Всім довелося пристосовуватися до нових для себе умов і режиму».
Робочий фронт: 8 трендів ринку праці в секторі «блакитних комірців» під час війни
Під час віддаленої роботи найбільше допомагає наявність зрозумілих завдань, структурування робочого дня та регулярна «звірка годинників» – наприклад, короткі ранкові зустрічі. «Налаштувати процеси і навчити їх новачків навіть дистанційно – доволі просто. А от інтегруватися в культуру без “живих” комунікацій – складніше, – зауважує експертка. – Тому ми не практикуємо лише віддаленку для новачків».
Якість адаптації, що безпосередньо впливає на подальшу роботу, має залишатися високою попри війну. Важливий елемент – не тільки соціалізація, а й навчання. Водночас ресурсів, які компанії можуть виділити на кожного нового працівника, часто бракує. Наприклад, через високу завантаженість наставників на основній роботі. Тому навчання потребує змін.
«Ми саме в цей період вирішили впровадити дистанційне навчання, щоб частину матеріалу стажери могли спочатку опанувати самостійно, а потім – відпрацювати на практиці й пройти оцінювання офлайн, – ділиться наша експертка. – Елементи дистанційки були й раніше – як «мікронавчання» за допомогою відеороликів, проте наразі плануємо вчити онлайн системно».
4. Психологічна підтримка та більше емпатії
Крім фізичної безпеки, роботодавці дбають про психологічний стан працівників, зокрема й нових. Адже від цього залежить їхня здатність якнайшвидше вийти на потрібний рівень продуктивності та якості спілкування з клієнтами.
Наприклад, є роботодавці, які залучають до онбордингу психологів, насамперед для новачків, які перебували в окупації чи зоні бойових дій і пережили травмуючі події. Також компанії запускають психологічні гарячі лінії чи проводять майстер-класи з роботи в стресових умовах.
«Психологічна підтримка справді важлива. Проте її формат варто обирати з огляду на особливості бізнесу, – вважає Вікторія Закарчевна. – Якщо штат великий – у компанії може не бути можливості запросити психолога для індивідуальних консультацій усіх працівників. Проте є інші інструменти – наприклад, ми плануємо розробити інструкцію в коміксах з порадами щодо психологічної самодопомоги».
Акцент на універсалізації посад – залишився. Компаніям потрібно перестрахуватися – через війну люди можуть звільнятися чи брати незаплановану відпустку, а робота має виконуватися.
У комунікаціях із робітниками стало більше емпатії та людяності. «Уміння слухати, підтримувати людей, бути з ними поряд у різних емоційних станах – стають одними з найважливіших компетенцій керівника та HR-менеджера, – відзначає експертка. – Наприклад, в одному з наших магазинів у Києві працює багато мешканців Бучі, Ірпеня, Гостомеля, тобто міст, які постраждали під час окупації російською армією. Коли HR-команда спілкувалася з ними під час візиту в магазин – було багато сумних історій, сліз, обіймів… Цього не вчили на курсах, але ми маємо вміти з цим працювати».
Водночас бізнес має розвиватися й досягати фінансових результатів – задля збереження стійкості та стабільності. «Важливий баланс: підтримати людей емоційно, але водночас – дати чіткі інструкції, щоб команда зібралася та фокусувалася на продуктивності, – акцентує Вікторія. – Керівник та HR не мають перебирати на себе роль батьків або психологів. Знаю кейси, коли надмірна опіка зіграла з комппаніями злий жарт: робітники вранці писали, що не працюватимуть певний час, бо знову не мають ресурсу. Так, усі ми можемо перебувати в таких станах, проте в них не можна «провалюватися». А в разі потреби – необхідно звертатися по фахову допомогу, а це насамперед персональна відповідальність».
Крім того, є випадки, коли HR-менеджери й керівники беруть на себе функцію «рятівників» (якщо мають психологічну освіту), зокрема коли помічають у працівників ознаки ПТСР чи депресії. «Проте варто пам’ятати, що робота з травмами та складними станами передбачає спеціальну підготовку та досвід психотерапевта чи психіатра. Інакше можна нашкодити, а не допомогти. Тому кожен має займатися своєю справою. Максимум, що ми можемо зробити для працівників, – помітити факт проблеми, знайти контакти та організувати допомогу кваліфікованих фахівців».
5. Фокус в історії про компанію – на стабільності
Бренд роботодавця будується зокрема й на комунікаціях – на тому, що транслюється пошукачам і команді. Люди хочуть працювати в компанії, яка відповідає їхнім цінностям та потребам. Водночас під час війни очікування змінилися: пріоритетними стали не можливості розвитку, а стабільність (вчасні виплати зарплати, збереження робочих місць).
Працедавці, які встояли та продовжили роботу попри війну, додають цю інформацію, розповідаючи про себе на ринку праці. Наприклад, кандидатам на співбесідах і новачкам у перші дні роботи важливо почути, як у компанії реагували на вторгнення: чи допомагали працівникам і їхнім родинам матеріально та з евакуацією, чи зберегли штат і виплати – повністю або частково.
Як працювати й підтримувати команди під час війни: досвід Eldorado, ОККО, Meest та KFC
Водночас у цих питаннях важлива чесність. Наприклад, після початку війни багатьом роботодавцям довелося скоротити штат і затримати зарплати, проте деякі в публічному просторі заперечували це.
Така тактика не має сенсу, адже новачок все одно дізнається правду від колег. Краще визнавати, що проблеми були – адже причини цілком зрозумілі. І розповідати, як компанія знайшла рішення попри тиск обставин. «Наприклад, ми виплатили всі кошти працівникам, проте частинами. Допомагали матеріально, зокрема й колегам, які втратили житло через війну. Маємо досвід «виживання» і під час локдаунів, і в умовах війни, – розповідає Вікторія. – Загалом якщо бізнес працює зараз – це вже ознака стійкості та надійності».
Компанії переглянули й інструменти та стиль комунікацій. «Звичайно, під час війни теми та їхню подачу треба “фільтрувати”. Проте ми вважаємо, що повністю відмовитися від усього, крім виживання, – неправильно. Людям потрібні хороші емоції, – зазначає експертка. – Тому, наприклад, продовжуємо вести ТікТок: відео про тренди сезону й роботу в команді знімають самі працівники – вони є режисерами, сценаристами й акторами. Традиційних корпоративів немає, проте проводимо флешмоби, наприклад, до Дня вишиванки та Дня працівника торгівлі. На професійне свято привітали команди й організували подарунки. Здавалося б, це не на часі. Проте досвід показав – навпаки: покупцям, команді, новачкам важливо бачити, що в компанії триває життя».
6. Welcome-тренінги, наставники й «бокси новачків» – досі актуальні
«Цінність welcome-тренінгів у тому, що вони є своєрідною «ін’єкцією культури» для новачків. Адже акцент не на робочих процесах, а на цінностях та правилах взаємодії в команді, – розповідає експертка. – Ми проводимо такі тренінги в офісі. Маю приклади, коли людям було складно на стажуванні й вони навіть думали піти з компанії – але саме під час тренінгу приймали рішення залишитися, бо надихалиcя атмосферою». За словам Вікторії, після початку війни практика збереглася: був навіть випадок, коли HR-менеджерка проводила welcome-тренінг спеціально для єдиної нової працівниці відділу маркетингу.
Під час війни теми для комунікацій та їхню подачу треба “фільтрувати”. Проте повністю відмовитися від усього, крім виживання, – неправильно. Людям потрібні хороші емоції.
Наставництво також є важливим інструментом адаптації, і більшість компаній зберігає його, трансформуючи лише за потреби. «У нас у ролі наставників старші продавці. Глобальних змін не планується, тому що програма існує давно і заздалегідь адаптована до умов війни. Наприклад, ми працюємо з наставниками в спеціальних групах, вчимо їх не тільки передавати знання, а й правильно реагувати на сумніви, заперечення, страхи і попереджати власне вигорання».
Багато компаній забезпечують новачків не тільки знаннями й знайомствами, а й матеріальними «вітаннями» з брендованою символікою – це так звані welcome-бокси. «Ми даруємо такі офісним працівниками. Туди входять чашка, записник, браслет та інші корисні дрібниці, – ділиться Вікторія. – До речі, за відгуками, після вимушеного переїзду й роботи віддалено ці предмети допомагають співробітникам відчувати приналежність до команди. Навіть якщо колеги зустрічаються тільки в Zoom – зате з однаковими фірмовими чашками, як до війни».
